Makalah Administrasi Pendidikan

BAB I

PENDAHULUAN

Administrasi yang menempati kedudukan sentral dalam pembinaan dan pengembangan kegiatan kerjasama sekelompok manusia, dewasamini telah dipelajari secara ilmiah. Sebagai disiplin ilmu di dalam ilmu administrasi dibahas, baik secara teoritis maupun praktis tentang rangkaian kegiatan pengendalian usaha kerjasama sekelompok manusia yang bermaksud mencapai tujuan tertentu.

Pengendalian kerjasama itu berkenaan dengan berbagai kegiatan seperti; perencanaan, pengorganisasian, pemberian bimbingan/pengarahan, koordinasi, control/evaluasi dan perwujudan komunikasi yang terarah secara maksimal pada pencapaian tujuan bersama. Dengan kata lain setiap petugas pendidikan di lingkungan lembaga pendidikan formal tidak saja akan terlibat dalam kegiatan kependidikan secara profesional. Akan tetapi akan terlibat juga dalam kegiatan administrasi yang mengharuskan mereka memiliki pengetahuan atau knowledge, ketrampilan atau skill, dan keahlian atau expertness dalam menyusun perencanaan, melakukan pengorganisasian, pemberian bimbingan/pengarahan, dan koordinasi. Kemampuan itu diperlukan oleh setiap petugas pendidikan dalam meningkatkan efisiensi dan efektivitas pencapaian tujuan di lingkungan lembaganya masing-masing.

Jelas kiranya bahwa manajemen pendidikan sebagai kegiatan yang dapat menunjang profesionalitas para petugas pendidikan dalam mewujudkan tujuan di lingkungan lembaga pendidikan masing-masing. Oleh karena itu perlu ditekankan kembali bahwa setiap petugas pendidikan terutama para guru tidak cukup bilamana hanya dibekali dengan kemampuan profesional. Mereka harus dibekali juga dengan berbagai pengetahuan, ketrampilan dan keahlian dalam berbagai bidang agar mampu mewujudkan kerjasama yang efektif bagi pencapain tujuan.

BAB II

PEMBAHASAN

Manajemen Administratif

Lembaga pendidikan formal antara lain dalam bentuk sekolah sebagai organisasi/kelompok kerjasama sejumlah orang, memerlukan kegiatan pengendalian untuk mencapai tujuannya. Kegiatan-kegiatan itu antara lain bersifat kebijaksanaan atau penentuan policy dalam melakukan kegiatan operatif dan kegiatan profesional.

Dalam praktek antara kegiatan yang satu dengan yang lain saling berhubungan dan saling menunjang atau saling melengkapi. Kegiatan-kegiatan tersebut antara lain adalah:

1. Perencanaan atau Planning
2. Organisasi
3. Bimbingan atau Pengarahan
4. Koordinasi atau Coordination
5. Kontrol dan Evaluasi
6. Komunikasi atau Communication

A.    Perencanaan atau Planning

Perencanaan pada dasarnya berarti persiapan menyusun suatu keputusan berupa langkah-langkah penyelesaian suatu masalah atau pelaksanaan suatu pekerjaan yang terarah pada pencapaian tujuan tertentu. Di dalam bidang pendidikan berarti persiapan menyusun keputusan tentang masalah atau pekerjaan yang akan dilaksanakan oleh sejumlah orang dalam rangka membantu orang lain terutama anak didik untuk mencapai tujuan pendidikannya.

Dalam menyusun suatu perencanaan berupa perencanaan pendidikan untuk suatu lingkungan tertentu diperlukan data yang lengkap. Data tersebut dapat diperoleh dari hasil pencatatan/penelitian yang dikembangkan untuk kepentingan suatu lingkungan/usaha kerjasama di bidang pendidikan tertentu.

Data itu harus dianalisa, baik secara rasional maupun secara ilmiah sebelum dipergunakan dalam mengambil suatu keputusan berupa jenis dan langkah-langkah kegiatan yang dirumskan dalam perencanaan. Hasil analisa data itu disusun menjadi perencanaan, yang didalam bidang pendidikan pada dasarnya meliputi beberapa aspek sebagai berikut:

1. Perumusan tujuan yang hendak dicapai.
2. Penentuan bidang/fungsi/unit sebagai bagian-bagian  yang akan melaksanakan kegiatan untuk mencapai tujuan.
3. Menetapkan jangka waktu yang diperlukan.
4. Menetapkan metode atau cara mencapai tujuan.
5. Menetapkan alat yang dapat dipergunakan untuk meningkatkan efisiensi pencapaian tujuan.
6. Merumuskan rencana evaluasi atau penilaian untuk mengukur tingkat pencapaian tujuan.
7. Menetapkan jumlah dan sumber dana yang diperlukan.

B.     Organisasi

Organisasi adalah sistem kerja sama sekelompok orang untuk mencapai tujuan bersama. Langkah pertama dalam pengorganisasian diwujudkan melalui perencanaan dengan menetapkan bidang-bidang/fungsi-fungsi yang termasuk ruang lingkup kegiatan yang akan diselenggarakan. Dengan demikian setiap pembidangan kerja dapat ditempatkan sebagai sub sistem yang mengemban sejumlah tugas yang sejenis sebagai bagian dari keseluruhan kegiatan.

Pembagian atau pembidangan kerja itu harus disusun dalam suatu struktur yang kompak dengan hubungan kerja yang jelas agar yang satu akan mampu melengkapi yang lain dalam rangka mencapai tujuan. Satuan kerja yang ditetapkan berdasarkan pembidangan kegiatan yang diemban suatu kelompok kerjasama. Oleh karena itu setiap unit kerja akan menggambarkan juga jenis aktivitas-aktivitas yang menjadi kewajibannya untuk diwujudkan. Untuk mewujudkan organisasi yang baik dan efektif bagi pencapaian tujuan perlu penerapan beberapa asas pengorganisasian. Asas-asas organisasi dimaksud antara lain:

a.       Organisasi harus fungsional.

Pengelompokan satuan kerja untuk melaksanakan fungsi-fungsi organisasi akan efektif apabila aktivitas-aktivitas sejenis dihimpun dalam satu satuan kerja. Keseluruhan satuan kerja harus kompak yang memungkinkan seluruh fungsi organisasi dapat diwujudkan. Salah satu bentuknya adalah dengan melakukan departemenisasi.

b.      Pengelompokan satuan kerja harus menggambarkan pembagian kerja.

Pengelompokan beban tugas yang sejenis harus dihubungkan dengan volume kerja dalam rangka usaha pencapaian tujuan. Disamping itu setiap satuan kerja beban kerjanya harus dijabarkan menjadi aktivitas yang jelas jenis dan sifat serta batas-batasnya. Perincian jenis, sifat dan batas-batas aktivitas yang jelas dapat dituangkan di dalam job description satuan kerja masing-masing.

c.       Organisasi harus mengatur pelimpahan wewenang dan tanggung jawab.

Pelimpahan wewenang berarti penyerahan sebagian hak yang seharusnya dilakukan oleh seorang pejabat atasan kepada pejabat bawahannya. Di lingkungan suatu organisasi kerja harus jelas penyerahan wewenang atau sebagian hak dalam melakukan tindakan sesuai dengan beban kerja dan tingkatan unit kerja masing-masing. Pelimpahan wewenang harus diiringi dengan tanggung jawab yang dipiulkan ke pundak si penerima wewenang tersebut.

d.      Organisasi harus mencerminkan rentangan kontrol.

Rentangan kontrol atau rentangan kendali adalah jumlah terbanyak unit kerja atau personal baawahan yang dapat dipimpin secara efektif oleh seorang pejabat atasan tertentu. Rentangan kontrol dipengaruhi oleh jenis, sifat dan pekerjaan, jarak antara unit kerja yang dikontrol, jumlah atau volume tugas/aktivitas dan stabilitas organisasi. Faktor-faktor yang mempengaruhi seperti tersebut diatas adalah faktor obyektif, karena berada di luar diri pejabat yang harus melakukan kontrol. Disamping itu terdapat pula faktor subyektif yang bersumber dengan diri pribadi pejabat yang harus melakukan kontrol

e.       Organisasi harus mengandung kesatuan perintah.

Saluran perintah harus jelas. Demikian pula saluran penyampaian pertanggungan jawab. Dari siapa perintah diterima dan kepada siapa hasilnya dilaporkan harus diketahui oleh setiap personal. Bilamana tidak terdapat kesatuan perintah, maka akan timbul kebingungan dan bahkan kesimpangsiuran kerja.

f.       Organisasi harus fleksibel dan seimbang

Pengelompokan satuan kerja bukan sesuatu yang statis dan kaku. Bilamana terjadi perubahan dan penambahan volume kerja atau perubahan tujuan, perluasan atau penyempitan wilayah kerja, pengembangan aktivitas kerja dan lain-lain, maka struktur organisasi harus dapat diubah atau disesuaikan dengan kebutuhan baru itu.

C.    Bimbingan atau Pengarahan

Bimbingan atau direction berarti memelihara, menjaga dan memajukan organisasi melalui setiap personal, baik secara srtuktural maupun fungsional, agar setiap kegiatannya tidak terlepas dari usaha mencapai tujuan. Dalam realitasnya kegiatan bimbingan dapat berbentuk sebagai berikut:

1.      Memberikan dan menjelaskan perintah

2.      Memberikan petunjuk melaksanakan suatu kegiatan

3.      Memberikan kesempatan meningkatkan pengetahuan, ketrampilan atau kecakapan dan keahlian agar lebih efektif dalam melaksanakan berbagai kegiatan organisasi.

4.      Memberikan kesempatan ikut serta menyumbangkan tenaga dan pikiran untuk memajukan organisasi berdasarkan inisiatif dan kreativitas masing-masing.

5.      Memberikan koreksi agar setiap personal melakukan tugas-tugasnya secara efisien.

Bimbingan dan pengarahan berarti pula kegiatan melancarkan jalnnya pekerjaan berupa kegiatan memberikan perintah, petunjuk, contoh, kesempatan meningkatkan kemampuan melalui in-service training, ikut serta dalam rapat staf, mengikuti ceramah latihan kerja dan lain-lain.

Dalam kegiatan bimbingan dan pengarahan, cara memberikan perintah menempati kedudukan yang penting. Perintah dalam keadaan tertentu dapat bersifat paksaan agar sesuatu kegiatan dilakukan oleh orang lain. Oleh karena itu dalam memberikan perintah, tidak dapat dilepaskan dari sifat dan jenis kekuasaan yang mendasarinya. Kekuatan atau kekuasaan itu berbentuk wewenang untuk menjatuhkan sanksi atau sekurang-kurangnya berupa hak menghentikan kegiatan yang tidak sesuai dengan perintah yang telah diberikan atau menyimpang dari usaha mencapai tujuan. Akan tetapi memerintah dapat pula bersifat membimbing apabila keputusan yang harus dilaksanakan merupakan keputusan bersama sehingga tidak dirasakan sebagai paksaan.

Disamping itu perintah yang wajar tidak boleh disalahgunakan terutama bila digunakan sebagai alat hukuman. Perintah yang dijadikan alat hukuman sebagai perintah yang tidak wajar dilakukan tanpa pertimbangan mengenai faktor-faktor tersebut diatas. Akibat dari perintah seperti tiu adalah kegagalan personal dalam melaksanakannya, yang kemudian dipergunakan untuk menghukum personal tersebut yang mungkin sebenarnya didasari oleh kebencian atau ketidakcocokan pribadi antara pihak yang memberikan perintah dengan pihak yang harus melaksanakannya.

D.    Koordinasi atau Coordination

Koordinasi adalah kegiatan mengatur dan membawa personal, metode, bahan, buah pikiran, saran-saran, cita-citadan alat-alat dalam hubungan kerja yang harmonis, saling isi mengisi, dan saling menunjang sehingga pekejaan berlangsung efektif dan seluruhnya terarah pada pencapaian tujuan yang sama.

Setiap bidang atau satuan kerja harus bergerak ke arah tujuan yang sama secara serentak. Oleh karena itu antara unit kerja yang satu dengan yang lain tidak boleh dipisah-pisahkan secara berkotak-kotak, sehingga timbul perasaan pada para pelaksananya bahwa unit kerja yang satu lebih penting dari unit kerja yang lain. Oleh karena itulah maka tidak saja diantara unit kerja, akan tetapi juga antar personal didalam satu unit kerja dan antar unit kerja yang berlainan harus diselenggarakan koordinasi yang efektif.

Dalam suatu organisasi sebagai total system tidak seorang atau satu bidang kerja pun yang diperkenankan berjalan sendiri-sendiri atau mengambil beban kerja orang atau unit kerja lain atau meninggalkan tugas dan tanggung jawab unit kerjanya sendiri. Untuk itu sejak melakukan pengelompokan bidang kerja harus didasarkan pada klasifikasi pekerjaan yang sejenis dengan menetapkan sifat, jenis dan jumlah tugas yang jelas. Untuk itu setiap unit kerja perlu melakukan analisa pekerjaan di lingkungannya masing-masing untuk mendapatkan gambaran yang jelas tentang hasil yang seharusnya dicapai dan bagaimana jenis dan cara melakukan pekerjaan untuk mencapai target yang telah ditetapkan itu sesuai dengan personal, waktu dan peralatan yang tersedia. Koordinasi yang efektif, menimbulkan kerja sama yang efektif pula sehingga tujuan lebih mudah tercapai.

E.     Kontrol atau Evaluasi

Kontrol atau pengawasan dalam administrasi berarti kegiatan mengukur tingkat efektivitas kerja personal dan tingkat efisiensi penggunaan metode dan alat tertentu dalam usaha mencapai tujuan. Untuk itu diperlukan kegiatan pengamatan, baik langsung maupun tidak langsung terhadap berbagai aspek atau kegiatan dalam proses pencapaian tujuan, tidak saja mengenai kegiatan administrasi manajemen, akan tetapi juga mengenai kegiatan profesional yang harus diselenggarakan sebagai beban kerja setiap personal atau unit kerja yang ada. Dengan demikian pengamatan harus dilakukan terhadap personal, metode, peralatan dan bahkan juga pada aspek perencanaan, pengorganisasian, pemberian bimbingan dan pengarahan, koordinasi, komunikasi dan bahkan pada kegiatan kontrol itu sendiri.

Kegiatan kontrol yang dapat dievaluasi dalam kegiatan administratif manajemen akan sangat bermanfaat untuk:

§  Memperoleh data yang setelah diolah dapat dijadikan dasar bagi usaha perbaikan kegiatan di masa yang akan datang.         

§  Memperoleh cara bekerja yang paling efisien dan efektif atau yang paling tepat dan paling berhasil sebagai cara yang terbaik untuk mencapai tujuan.

§  Memperoleh data tentang hambatan-hambatan dan kesukaran-kesukaran yang dihadapi, agar dapat dikurangi atau dihindari.

§  Memperoleh data yang dapat dipergunakan untuk meningkatkan usaha pengembangan organisasi dan personal dalam berbagai nidang.

§  Mengetahui berapa jauh tujuan telah tercapai.

Langkah-langkah kontrol atau pengawasan yang dapat dipergunakan sebagai bahan evaluasi antara lain; pemeriksaan, penyampaian pertanggungan jawab, pengecekan danpengumpulan informasi untuk diolah dan diinterprestasikan berdasarkan perbandingan dengan tujuan sebagai standar ukuran keberhasilan. Dengan demikian penilaian tidak sekedar bersifat kuantitatif, melainkan bersifat kualitatif. 

Evaluasi akan efektif bilamana dilakukan secara kontinyu dan menyeluruh dalam arti pelaksanaan kontrol tidak boleh sekedar setelah kegiatan selesai, tetapi harus dilakukan berulang-ulang.

F.     Komunikasi atau Communication

Komunikasi dalam administrasi berarti proses penyampaian informasi, idea atau gagasan, pendapat dan saran-saran guna melancarkan kerjasamasekelompok orang untuk mencapai tujuan tertentu.

Komunikasi dalam suatu organisasi kerja menempati peranan yang sangat penting, karena di lingkungan tersebut setiap individu harus menjalin kerjasama dengan individu yang lain. Untuk mencapai tujuan organisasi seorang individu tidak mungkin bekerja sendiri. Individu hanya berarti dan berperanan di dalam dan dengan kelompoknya.

Komunikasi yang efektif hanya akan dapat berlangsung apabila setiap individu memperlakukan individu yang lain sebagai subyek antar individu yang dilakukan dalam bentuk saling menghormati, saling menghargai dan saling mempercayai. Perlakuan sebagai subyek antar individu memungkinkan terwujudnya human relationship yang efektif. Hubungan manusiawi yang wajar dan harmonis akan menimbulkan suasana kerja yang memberikan dukungan kepada usaha pencapaian tujuan organisasi sebagai tujuan bersama. Dalam suasana kerja yang menyenangkan terdapat komunikasi antar individu yang efektif sehingga terkondisi dapat memberikan efek-efek sebagai berikut:

a.       Mempermudah mendapatkan informasi yang diperlukan guna mewujudkan kerja yang menjadi beban tugas organisasi.

b.      Mempermudah pelaksanaan konsepsi/rancangan dan tugas-tugas yang memerlukan tanggung jawab.

c.       Mempermudah memberikan dorongan agar setiap personal berpikir dan bekerja dengan penuh inisiatif, kreatif dan disertai dedikasi yang tinggi.

d.      Memberikan kepuasan kepada setiap personal karena dapat memenuhi dorongan keingintahuan yang ada pada dirinya sesuai dengan posisi masing-masing.

Komunikasi yang berlangsung antar individu dapat terjadi dalam berbagai bentuk, pada dasarnya memiliki lima elemen pokok sebagai berikut:

a.       Communicator atau orang yang memberikan informasi.

b.      Channel atau saluran dalam menyampaikan informasi.

c.       Massage atau bahan informasi yang disampaikan.

d.      Communicatee atau si penerima informasi yang disampaikan.

e.       Respons atau kegiatan yang timbul sebagai reaksi terhadap informasi yang diterima.

Pada umumnya komunikasi dibedakan dalam dua bentuk yaitu:

a.       Komunikasi bebas.

Komunikasi dapat berlangsung antar setiap individu tanpa batas-batas kepangkatan atau posisi/jabatan dalam organisasi

b.      Komunikasi terbatas.

Komunikasi dapat dilakukan antar personal tertentu berdasarkan kepangkatan atau posisi/jabatan masing-masing di dalam organisasinya.

Pembagian lain membedakan komunikasi sebagai berikut:

a.       Komunikasi ke luar, yakni proses penyampaian atau permintaan informasi antar personal dalam suatu organisasi dengan personal atau badan di luar organisasi tersebut.

b.      Komunikasi ke dalam, yakni proses penyampaian atau permintaan informasi antar personal di lingkungan satu organisasi.

Komunikasi ke dalam ini terdiri dari beberapa bentuk sebagai berikut:

1)      Komunikasi vertikal, yakni proses penyampaian informasi yang dilakukan antar pejabat yang tidak sama hirarkhi jabatannya dalam satu sub sistem, terdiri dari:

a)      Komunikasi ke bawah, yakni penyampaian informasi dari pejabat/personal yang kedudukannya lebih tinggi kepada pejabat yang kedudukannya lebih rendah. Komunikasi ini dilakukan dengan memberikan perintah/instruksi, petunjuk, penjelasan, peringatan dan keterangan dalam rangka mewujudkan beban kerja dalam suatu organisasi.

b)      Komunikasi ke atas, yakni penyampaian informasi dari pejabat/personal yang kedudukannya lebih rendah kepada pejabat/personal yang kedudukannya lebih tinggi dalam satu sub sistem. Komunikasi ini antara lain dilakukan dalam bentuk memberikan laporan, menyampaikan pendapat dan saran-saran, ide/gagasan bahkan keluhan.

2)      Komunikasi horizontal, yakni proses penyampaian dan permintaan informasi antar pejabat/personal yang jabatannya setingkat dalam satu organisasi, yang dilakukan berupa rapat-rapat, diskusi, konsultasi dan lain-lain.

3)      Komunikasi diagonal, yakni proses penyampaian dan permintaan informasi antar pejabat/personal yang tidak sama tingkat jabatannya antar sub sistem yang berlainan di lingkungan satu organisasi.

BAB III

KESIMPULAN

Dari makalah tentang administrasi pendidikan khususnya tentang macam-macam manajmen administratif yang telah penulis susun, maka penulis dapat menyimpulkan beberapa hal sebagai berikut :

a.    Perencanaan atau Planning

Perencanaan pada dasarnya berarti persiapan menyusun suatu keputusan berupa langkah-langkah penyelesaian suatu masalah atau pelaksanaan pekerjaan yang terarah pada pencapaian tujuan tertentu.

b.   Organisasi

Organisasai adalah sistem kerjasama sekelompok orang untuk mencapai tujuan bersama.

c.    Bimbingan/ Pengarahan

Bimbingan (direction) berarti memelihara, menjaga, dan memajukan organisasi, melalui setiap personal, baik secara struktural atau fungsional agar tidak terlepasa dari usaha pencapaian tujuan.

d.   Koordinasi (Coordination)

Koordinasi adalah kegiatan mengatur dan membawa personal, metode, bahan, pikiran, saran, cita-cita dan alat-alat dalam hubungan kerja yang harmonis saling isi mengisi dan saling menunjang sehingga pekerjaan berlangsung efektif dan seluruhnya terarah pada pencapaian tujuan yang sama.

e.    Kontrol dan Evaluasi

Kontrol atau pengawasan dalam admnistrasi berarti kegiatan menyangkut efektivitas kerja personal dan tingkat efesiensi penggunaan metode dan alat tertentu dalam usaha mencapai tujuan.

f.     Komunikasi (Communikation)

Komunikasi dalam administrasi berarti proses penyampaian informasi, idea (gagasan), pendapat dan saran guna melancarakan kerjasama sekelompok orang untuk mencapai tujuan tertentu.